هفته گذشته، در حالی که قبل از رفتن به جلسه، داشتم با عجله یک کارت تبریک واسه تولد دوستم می خریدم، کارتی توجهم رو به خودش جلب کرد. روی این کارت تصویری به رنگ قهوه ای مایل به قرمز از اسکله ای قدیمی بود که به طرف دریاچه ای آروم کشیده شده بود. مطمئنا این اسلکه، زمانی روزهای خوبی رو پشت سر گذاشته بوده اما حالا تعدادی از چوبای کف اون شکسته شده و بعضی از قسمتای حفاظ ش هم از بین رفته بودن. از اونجا که به نظرم زیبایی در چیزای نامتقارنه، تصمیم گرفتم اونو بخرم.

وقتی بعد از ظهر اون روز با آرامش نشستم تا آدرس دوستم رو پشت اون بنویسم، متوجه نوشته پشت کارت شدم: «بر رؤیاهایت تکیه کن». به نظر من در کنار هم قرار دادن اسکله ی قدیمی و بدون ثبات با معنی «تکیه کردن» اختلافی خیلی جالب ایجاد می کرد. این پیامی ظریف از طرف اون عکاس درباره قدرت رؤیاها و الهامات ما در زمان بی ثباتی و لرزش بود.

۸ پیشنهاد به درد بخور واسه رویارویی با نبود قطعیت در سازمان آموزشی

به قول جون فاینلی (John Finley)، تاریخ دان و ریاضی دان انگلیسی: «بلوغ ذهن یعنی ظرفیتِ تحملِ ناپایداری و نبود قطعیت». توانایی محکم و استوار بودن در زمانی که تغییرات و پریشونی در زندگی شخصی و حرفه ای مون رخ میدن، قابلیتی فردیه که در هر کسی دیده نمی شه.

در مطالعه ای که به وسیله «The Centre for Creative Leadership» انجام شد، ناتوانی در کنترل و مدیریت تغییرات به عنوان یکی از مهم ترین دلایل از راه خارج شدنِ مدیران شمرده شده بود (نبود توانایی انجام کار گروهی و کمبود مهارتای بین فردی در مرتبه بعدی قرار داشتن). بارها پیش اومده که رهبران شایسته و موفقی رو دیده ام که هوش بالا و علم فوق العاده ای در بخش ی تخصص خود دارن، اما به دلیل اینکه حاضر نیستن خودشون رو با تغییرات موافق کنن و لجوجانه در مقابل اونا مقاومت می کنن، به راه اشتباه می افتن.

معمولا در زمان بی ثباتی و تغییراتِ آشفتهه که شخصیت واقعی مون از راه رفتار مون خودشو بروز می ده. من به شخصه درگیر تعداد خیلی از این موقعیتا بوده ام. در تغییرات مدیریتی، ترکیب شرکتا، زمان سریع رشد، کاهش نیرو و شرایط متغیر و ناپایدار اقتصادی و تحولات مثل این، دو دسته از افراد رو دیده ام: اونایی که نیمه ی تاریک وجودشون رو نشون میدن و افرادی که به خودشون و دور و بریا شون کمک می کنن تا از این طوفانا جون سالم به در ببرن. این دسته از افراد، همونایی هستن که می درخشن و به عنوان رهبر یک سر و گردن از بقیه بالاتر وای میستن.

۸ پیشنهاد به درد بخور واسه رویارویی با نبود قطعیت در سازمان آموزشی

همین طور که همه مدیران پروژه خوب میدونن، نبود ثبات در سرمایه گذاریای با خطر بالا یا اشتباهاتی که در بعضی پروژه ها رخمی دن، می تونن نتایج وخیمی داشته باشن و حتی ممکنه بقیه ی سازمان رو هم با خود پایین بکشن و بر همه کارکنان شرکت از یک کارمند اداری ساده گرفته تا مدیر عامل اثر منفی بذارن. خریدی بی دقت، نبود توجه به هم زمان شدن چند پروژه و نبود پیش بینی بعضی از تغییرات، بعضی از این نوع اشتباهات هستن. پس مدیریت درستِ ناپایداری و نبود قطعیت از اهمیت بالایی برخورداره. مقاله کوتاهی که با عنوان «Managing Project Uncertainty» در«MIT Sloan Management Review» به چاپ رسیده، چار نوع اصلی از ناپایداری و نبود قطعیت رو مشخص می کنه:

  • حدسای نادرست: برخلاف برنامه های خوب و منظم واسه پروژه ها، زمان بندی و بودجه ی اونا با هزینه و زمان واقعی واسه انجام اونا برابری نداره.
  • نبود قطعیتای پیش بینی شده: تأثیراتی که رخ دادن اونا قطعی نیس اما پیش بینی شده و قابل شناسایی هستن.
  • نبود قطعیتای پیش بینی نشده: بعضی از عوامل مهم هستن که نمیشه اونا رو پیش بینی کرد.
  • پریشونی: زمانی که ساختار اصلی پروژه بی ثباته.

نویسندهای این مقاله اعلام می کنن گذراندن وقت بیشتری قبل از شروع پروژه واسه ایجاد «پروفایل نبود قطعیت»، که مشخص می کنه احتمال بروز کدوم یک از شکلای جور واجور ناپایداریا در پروژه بیشتره؛ می تونه واسه مقابله ی سریع با اون و همین طور انتخاب راه حل مدیریتی مناسب بسیار به درد بخور باشه. در این مقاله وسیله ها و تکنیکای مختلفی واسه مدیریت هر کدوم از شکلای جور واجور ناپایداریا اشاره شده. از این تکنیکا میشه به تکنیکای درخت تصمیم گیری و تقسیم کردن لیست خطرات با همه ذی نفعان اشاره کرد.

مقاله دیگری با نام «The Quest for Resilience» در مجله کسب وکار هاروارد بخاطر این نوشته شده که در اون به این موضوع اشاره می شه که مهم ترین موردی که در مواقع پریشونی و نبود ثبات باید بهش توجه کرد، اینه که قبل اینکه دیر شه مدل کار و کاسبی خود رو بازسازی کنیم.

در بین نکات زیرکانه ای که در این مقاله دیده می شه، چیزی که توجه من رو جلب کرد این بود که باید «فیلتر کنندها رو فیلتر کرد». منظور از این جمله اینه که باید افرادی رو در سازمان پیدا کنین که خیلی آینده نگر هستن و با چیزای مهم مدل کسب وکار سازمان شما خوب آشنایی دارن. به این افراد اجازه بدین تا نظرات خود رو آزادانه بگن و اجازه ندین افرادی که وظیفه ی مراقبت از حفظ وضعیت الان رو بر عهده دارن و قصدشون اینه که مانع رسیدن خبره های ناامید کننده به شما شن، حرفا و نظرات اونا رو سانسور کنن. نویسنده، عالی به این نکته اشاره می کنه: «شما باید نگران کسائی باشین که از نگه داشتن شما در جهل و بی خبری سود می برن».

نبود قطعیت سازمانی به این راحتیا از بین نمی ره. افراد موفق در این نوع سازمانا افرادی هستن که خیلی زود خود رو با تغییر شرایط و موقعیت موافق می کنن. تاکتیکایی وجود دارن که می تونن به شما کمک کنن تا با نبود قطعیتا و بی ثباتیای سازمانی مقابله کنین تا در برابر تغییرات این چنینی مقاوم شید. اینجا چند پیشنهاد واسه رهبران و کارمندان این جور سازمانا میگیم:

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۷ نکته کاربردی واسه تصمیم گیری در مدیریت

  1. اگه شما مسئولیت هدایت بقیه رو بر عهده دارین، مراقب علائم فرهنگ خطرناکِ از خود راضی بودن باشین. این نشونه ها معمولا در زمانی بروز می کنه که همه چیز خوب پیش میره. سعی کنین همین حالا همه چیز رو در جهتِ داشتنِ فرهنگ سازمانی ای غنی تغییر بدین. با این کار لطف بزرگی در حق تیم تون می کنین. بعضی از راه حلایی که باید در نظر بگیرین شامل تقویت موارد لازم و اولویتا، پایبند کردن کارمندان و سعی واسه شناخت نقاط قوت و ضعف اونا، مدیریت استعدادها در سازمان و انتقال دادن اطلاعات و داشتن رفت و امد به شکل همیشگی و رو راست با کارمندان می شه.
  2. دلسوزی رو در جایگاه رهبر تمرین کنین و به افراد اجازه بدین تا دودلیا و اضطرابای خود رو آزادانه بگن. اونا احتیاج دارن خودشون رو تخلیه کنن. فضای امنی واسه صحبت کردن اونا بسازین.
  3. برنامه ای واسه مهم کردن خود واسه سازمان تون طراحی کنین. اگه شرکت تون نمیتونه واسه آموزش شما هزینه کنه، خودتون در این موضوع سرمایه گذاری کنین. جایی رو در سازمان یا در بخش خود پیدا کنین که احتیاج به تخصص یا مهارت یا استعداد خاصی داره و سعی کنین اون مهارت رو به دست بیارین و شکاف رو پُر کنین. افزایش ارزش خود واسه شرکت، حتی در زمانی که قرار نیس تغییری روی بده، راه حل ای منطقی و هوشمندانهه.
  4. داوطلب شید که در کمیتهای جور واجور همکاری کنین یا پروژه ای مهم رو شروع کنین که نظر همه رو به خود جلب می کنه. با انجام این کارا خود رو در سازمان مطرح می کنین. معمولا این موضوع رو میدونیم اما به دلیل کمبود وقت یا نداشتن انگیزه کافی، کاری در این مورد انجام نمی دیم. (چند سال پیش یکی از مشتریانم در یک شرکت تکنولوژی محور، داوطلب شد تا کمیته ی تحقیقاتیِ تک نفره بسازه. اون در اوقات فراغتش شروع به مطالعه مطالبی کرد که تحت اثر روندهای آینده در اجناس و تکنولوژی شرکتش بود. اون ایده هاش رو با همه افراد سازمان در بین گذاشت. این ابتکار، سر و صدای زیادی درست کرد و باعث شد اون از تغییراتی که بعدا در سازمان رخ داد مصون بمونه).
  5. زمانی که خبره های بد و استرس زا در سازمان اعلام می شه، مراقب رفتارتون باشین. شما از اون دسته افرادی هستین که خیلی زود جلسه رو ترک می کنین و تعبیر خود رو از همه جنبه های منفی موقعیت با بقیه به اشتراک می ذارین؟ یا اینکه صبر می کنین تا ببینین مدیران شرکت چه هدفی واسه موافقت خود با این شرایط سخت به کار می گیرن؟
  6. فرقی نمی کنه که شرایط نبود قطعیت تا چه حد پریشون کننده باشه، در هر شرایطی تعهد کاری خود رو از دست ندین و زودتر از موعد تسلیم نشید. از دست دادن هدف و معنای کاری که انجام میدیم و منتظر پیش اومدن اتفاقات بد ماندن واسه روحیه ی ما بسیار خطرناکه. هر کاری از دست تون بر میاد واسه بازسازی تعهد خود انجام بدین. این کار می تونه قدرت و اهمیت تون رو زیاد کنه.
  7. فراموش نکنین که یکی از مهم ترین تواناییا در هوش هیجانی، مدیریت تغییراته. در اولین سطح، این به معنی داشتن قابلیتی واسه تعیین نیازای عمومی واسه تغییر در بخش ی مسئولیت هاییه که بر عهده دارین. سطح بعدی، اقدام واسه حمایت از تغییره و سطح سوم اینه که تغییر رو خود هدایت کنین و سطح چهارم دفاع از تغییره. بهتره سطح لیاقت خود رو در این مورد بشناسین. با کمی سعی و آموزش، همه ما می تونیم در مورد ی مدیریت تغییرات تخصص پیدا کنیم.
  8. از همه مهم تر اینکه اجازه ندین نبود ثبات وفرسودگی شغلی انرژی شما رو تخلیه کنه و از اهداف شخصی و الهاماتی که واسه خودتون برنامه ریزی کردین، دورتون کنه. از انرژیِ منفی که هنگام ناامیدی تو ذهن تون احساس می کنین به خاطر سعی بیشتر و بهتر شدن استفاده کنین. واسه این کار باید زمانی که با ناامیدی و از دست دادن انگیزه روبرو میشید، آگاهانه وارد عمل شید و به خودتون یادآوری کنین که می تونین از زمان تون استفاده ی بهتری ببرین.
  9. ۸ پیشنهاد به درد بخور واسه رویارویی با نبود قطعیت در سازمان آموزشی

در آخر کارت تبریک تولدی رو که واسه دوستم خریده بودم واسه خودم نگه داشتم. اونو روی میزم گذاشتم تا همیشه یادم باشه تکیه کردن بر رؤیاها، اهداف و علایقم در مواقع سختی و ناپایداری شرایط، چه قدرتی به من می ده. اینا عواملی هستن که به ما انگیزه و انرژی میدن و ما رو به جلو هدایت می کنن. چیزایی که حتی فکر کردن به اونا آتشی در دل مون روشن می کنه.

«چیزی که همه آدما بدون توجه به شغل شون و نوع کاری که انجاممی دن بهش احتیاج دارن، چشم اندازی از جایگاه شون در حال و آیندهس. آدم به هدف احتیاج داره، باید حس کنه که داره کار با ارزشی انجام می ده. چیزی که هیچکی نمیتونه بهش بگه چیه. خودش باید اونو پیدا کنه.»

جوزف ام. داج، استاد دانشگاه فلوریدا

به این فکر نکنین که اتفاقی که الان اتفاق افتاده تا ابد ادامه داره. به جای اینکه به چیزی که نمی خواهید، فکر کنین؛ به چیزی که از آینده می خواید تمرکز کنین. وقتی این تغییر رو در دیدگاه مون ایجاد می کنیم، اتفاقات جالبی خواهد افتاد.

دسته‌ها: آموزشی