فرض کنین که واسه تهیه ی راه حل سازمان خود ماه ها زمان صرف کردین. با ذی نفعان اصلی و مدیران ارشد مشورت کردین، همه با ایدهاتون موافق هستن و از پیشرفت تون راضی هستین. اما پیشرفت راه حل تنها شروع این فرآینده و باید اونو با موفقیت اجرا کنین. پس بزرگ ترین رقابت، مقابله با مسائلیه که می تونن خیلی راحت فرایند اجرا رو با مشکل روبه رو کنن.

اینجاست که هفت سوال راه حل سیمون به کارتون میاد، چون که به شما کمک می کنه تا این موضوعات رو تشخیص بدین و تصمیمات لازم رو واسه جلوگیری از تبدیل اونا به یک مسئله بحرانی، در پیش گرفتن کنین.

هفت سوال

استاد مدرسه ی اقتصاد هاروارد، پروفسور رابرت سیمون (Robert Simon) این هفت سوال راه حل رو طبق ی تحقیقات ۲۵ ساله ی خود، پیشرفت داده. اون این سوالا رو در نوامبر سال ۲۰۱۰ در مجله کسب وکار هاروارد منتشر کرد.

توجه:

این سوالا به شما نمیگن که چیجوری راه حل خود رو تهیه کنین، بلکه فرض بر اینه که تا کنون این کار رو انجام دادین.

هفت سوال سیمون عبارتند از:

  1. مشتری اصلی شما کیست؟
  2. چیجوری نیازای ذی نفعان، کارمندان و مشتریان رو با توجه به ارزشای اصلی تون اولویت بندی می کنین؟
  3. کدوم متغیرای کلیدی عملکردی رو دنبال می کنین؟
  4. چه مرزای استراتژیکی در نظر گرفتین؟
  5. چیجوری نا آرومیای خلاقانه ایجاد می کنین؟
  6. کارمندان شما چقدر خود رو مجبور می کنن تا به همدیگه کمک کنن؟
  7. کدوم نبود قطعیتای هدفمند شما رو خیلی نگران کردن؟

بیایید هر سوال رو با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

۱. «مشتری اصلی شما کیست؟»

مشتری اصلی شما می تونه یک فرد یا یه گروه مشخص باشه. زمانی که این فرد یا گروه رو مشخص کردین، می تونین بیشتر منابع تون رو واسه تأمین نیازای اونا اختصاص بدین و می تونین از خودتون بپرسید که کدوم گزینه واسه اونا بهتره و اینطوری تصمیم گیری تون رو بهبود بخشید.

پیشنهاد:

مشتریان، اجناس و خدماتی رو خریداری می کنن که به مؤثرترین شکل نیازهایشان رو برآورده کنه. در نیتجه سعی نکیند که همه گروه ها رو راضی نگه دارین و به کمک بخش بندی بازار، تنها روی یک مشتری مشخص با بخش خاصی از بازار تمرکز کنین.

واسه روشن کردن تصورتون از مشتری اصلی سوالای زیر رو در نظر بگیرین:

  • مشتری هایی پنهون ی شما چه کسائی هستن؟
  • می خواید به کی به طور ویژه خدمات خوب ارائه بدین؟
  • به کی نمی خواهید خدمات ارائه بدین؟
  • چی واسه مشتری اصلی شما ارزش داره؟
  • چه جوری مطمئن میشید که بیشترین ارزش ممکن رو جفت و جور کردین؟
  • واسه خدمت رسانی به مشتری اصلی تون منابع کافی اختصاص دادین؟
  • همه افراد به روشنی میدونن که مشتری اصلی شما کیست؟

۲. « چیجوری نیازای ذی نفعان، کارمندان و مشتریان رو با توجه به ارزشای اصلی تون اولویت بندی می کنین؟»

بعد باید تصمیم بگیرین که چیجوری نیازای ذی نفعان، کارمندان و مشتریان خود رو اولویت بندی کنین. در آخر ارزشای اصلی شما باید تعیین کنن که کی رو در جایگاه اول بذارین، اما هنگام پیشرفت راه حل تون خیلی راحت ممکنه این مسئله رو از یاد ببرین. مثلا ممکنه احتیاج آخرین کاربری رو که بهش خدمات ارائه میدید، در اولویت بذارین.

زمانی که نیازای گروه های خاصی رو در اولویت قرار دادین، تصمیم شما باید با این انتخاب هماهنگ باشه. اما بسیار مهمه که به یاد داشته باشین که هر سه گروه سهمی در موفقیت کار و کاسبی شما دارن، پس هنگامی که نیازای یه گروه رو در اولویت قرار میدید، دو گروه دیگر رو فراموش نکنین.

سوالای زیر رو در نظر بگیره:

ارزشای اصلی سازمان شما کدامند؟

  • همه افراد درون سازمان ارزشای اصلی شما رو میدونن؟
  • همه افراد درگیر، مطمئن شدن که با همه ذی نفعان، کارمندان و مشتریان به شکلی مسئولانه و اخلاقی رفتار می شه؟
  • از اونا واسه تصمیم گیری استفاده می کنین؟
  • در صورت استفاده از این ارزشا، چه تصمیات سختی باید در پیش گرفتن کنین؟
  • دلیلی در راه حل شما هست که با این ارزشا خوب هماهنگ نشده باشه؟

۳. «کدوم متغیرای کلیدی عملکردی رو دنبال می کنین؟»

دو سوال اول سیمون مشخص می کنن که چیجوری منابع رو فرآهم کنین و تصمیم بگیرین. اینجا مطمئن میشید که افرادتان واسه رسیدن به نتایج مورد نظر متمرکز شدن.

با تشخیص اینکه چی واسه مشتریان تون ارزش آفرینی می کنه شروع کنین. زمانی که اونا رو تشخیص دادین، می تونین این موضوع رو با افرادتان در بین بذارین. اینطوری همه افراد می تونن روی راضی نگه داشتن مشتری اصلی تون تمرکز کنن.

لازم نیس این فهرست کامل باشه، بلکه تنها لازمه که متغیرای کلیدی رو تشخیص بدین. هرچه این متغیرا کم تر باشن، افراد بهتر می تونن اونا رو به خاطر بسپارند و اگه تعداد اونا بیشتر از حد زیاد باشه، این خطر هست که تمرکزتان رو از دست بدین و سعی تون رو بی اثر کنین.

مهمه که در این مرحله جواب گویی تون رو افزایش بدین. پس از اینکه معیارهای آزمایش کارکرد رو مشخص کردین، مطمئن شید که از اونا به عنوان بخشی از فرایند مدیریتی روزانه خود پیروی می کنین، پس افراد چیزی رو که از اونا توقع دارین انجام میدن. باید واسه رسیدن و پیش بردن این معیارها پاداشی مشخص کنین و در صورت عقب ماندن از برنامه هم جریمه ای در نظر بگیرین.

سؤالات زیر رو از خودتون بپرسید:

  • فکر می کنین ارزش چیجوری واسه مشتری اصلی تون ایجاد شده؟ (می تونین واسه فکر کردن به این موضوع از جدا سازی و بررسی USP، زنجیره ارزش پورتر و جدا سازی و بررسی زنجیره ارزش استفاده کنین.)
  • محرکای ارزش درون سازمان تون چیه؟
  • چیزایی رو که واقعا اهمیت دارن می سبک و سنگین کرد؟
  • افراد چیجوری می تونن به شکل روزانه ارزش ایجاد کنن؟
  • چیجوری افراد رو مجبور می کنین که به خاطر عملکردشون جواب گو باشن؟
  • روش امتحان کارکرد تون منسجمه و رفتار درستی رو تشویق می کنن؟
  • از روشای آزمایش کارکرد به شکلی مساوی استفاده می کنین؟

پیشنهاد:

واسه کسب اطلاعات بیشتر مقاله ما درباره مدیریت کارکرد و شاخصای کلیدی کارکرد رو ببینین.

۴. «چه مرزهای استراتژیکی رو در نظر گرفتین؟»

بررسی کردیم که چیجوری منابع رو اختصاص بدین، تصمیم گیری کنین و کارکرد رو آزمایش کنین. حال بر کنترل خطر راه حل تمرکز می کنیم.

اجرای خوب یک راه حل به تصمیم گیریای خوب افراد بستگی داره و شاید شما در همه این تصمیم گیریا درگیر نباشید. پس دو گزینه پیشِ روی شماس: به افراد بگید چه کاری بکنن یا چه کاری انجام ندن. سیمون دلیل میاره که انتخاب دوم روش قوی تری واسه مشخص کردن مرزهاست. با مشخص کردن کارایی که نمیشه انجام داد و نتایج انجام اونا، می تونین جهت روشن و به دور از ابهامی بسازین.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۸ روش رهبران موفق واسه ایجاد انگیزه در کارمندان

این موضوع واسه فرصتای هدفمند هم صادقه، به روشنی مشخص کنین که به دنبال چه خطرایی نمی رین و طبق اون عمل کنین.

زمانی که مرزها رو مشخص کنین افراد میدونن که چه فعالیتایی ممنوعه و باید از بین فعالیتای دیگر دست به انتخاب بزنن. این کار از بوروکراسی خیلی زیادی جلوگیری می کنه و به سازمان شما اجازه می ده تا به شکلی روان تر به کار خود ادامه بده.

پیشنهاد:

مراقب باشین که در این مرحله از راه اصلی فاصله نگیرید. جایی که سازمان شما با خطری جدی روبه رو شه، لازمه که به دقت اونو مدیریت کنین. اگه در این مرحله قوانین رو حتی کمی اشتباه به کار ببرین یا افراد نخوان از اونا پیروی کنن، مشکلاتی جدی شما رو تهدید می کنن.

به این سوالا فکر کنین:

  • چه تصمیمات یا اعمالی اعتبار یا کسب وکار شما رو به شکلی به خطر میندازه؟
  • از کدوم ابتکارات هدفمند می خواید حمایت کنین؟
  • چیجوری درباره اینکه مرزهایتان چه هستن با بقیه صحبت می کنین؟
  • چیجوری اونا رو مجبور می کنین؟

۵. « چیجوری نا آرومیای خلاقانه ایجاد می کنین؟»

بعد باید مطمئن شید که راه حل شما نوآوری رو تشویق می کنه. سازمانایی که نتونن دست به نوآوری بزنن و با گذشت زمان تغییری نکنن، احتمال موفقیت شون کم می شه.

نوآوری معمولا زمانی اتفاق میفته که عادات رو کنار می ذارین. درون یک سازمان معنای این حرف می تونه این باشه که افراد رو به رقابت بکشین و اونا رو به نوآوری تشویق کنین. وگرنه افراد واسه کنار گذاشتن روشای قابل پیش بینی و راحت همیشگی، انگیزه بسیار کمی دارن.

سیمون در مقاله اش شش راه رو واسه تحریک افراد به بیرون اومدن از ناحیه امن شون معرفی می کنه و راه های نوآورانه ای رو واسه پیشرو بودن در رقابت، پیدا می کنه. این روش ها عبارتند از:

  • در نظر گرفتن اهداف بزرگ.
  • رتبه دهی به افراد.
  • رتبه دهی به واحدهای کسب وکار.
  • افزایش جواب گویی افراد که شامل نتایج بین واحدها هم می شه.
  • پخش کردن هزینه ها درون سازمان و رصد کردن هزینه ها به شکلی بین واحدی.
  • ایجاد نیروی کار بین واحدی.

پیشنهاد ی ۱:

تعیین اهداف خیلی بزرگ می تونه در بعضی موارد مؤثر باشه، اما در بعضی موارد دیگر ممکنه باعث کاهش بهره وری شه (مثلا در جایی که افراد تا جایی که می تونن سخت و هوشمندانه کار می کنن). پس از این راه و روش با دقت استفاده کنین.

پیشنهاد ی ۲:

زمانی که می خواید سیستمی انگیزشی مشخص کنین، به رفتاری که می خواید درون سازمان بسازین با دقت فکر کنین. مثلا اگه می خواید کار تیمی رو ارتقاء بدین، ممکنه رتبه دهی به افراد درون تیم، آخرین کاری باشه که باید انجام بدین.

۶. « کارمندان شما چقدر خود رو مجبور میدونن که به همدیگه کمک کنن؟»

بسیار مهمه که افراد تیم تون رو طوری تشویق کنین که به شکل فردی عالی باشن، اما در عین حال با هم کار کنن و به کمک همدیگه برن. سیمون دلیل میاره که سازمانای پایبند باید چار ویژگی زیر رو دارا باشن:

  • افتخار کردن به هدف: مأموریتی که افراد حس خوبی نسبت بهش داشته باشن.
  • پیدا کردن هویت در درون گروه: داشتن احساس افتخار واسه اینکه بخشی از سازمان هستن.
  • اعتماد: به افراد نشون بدین که شما بیشترین منفعت رو واسه اونا می خواید. پاداشا رو به شکلی آزادانه بین همه افراد تقسیم کنین تا نشون بدین که همه شما در یک تیم هستین.
  • انصاف: بررسی کنین که چیجوری به افراد دست مزد میدید و قدرت رو پخش می کنین. فرق رو بین رفتار خود با افراد ارشد و دیگر افراد درون سازمان، به کمه کم برسونین.

سوالای زیر رو در نظر بگیرین:

  • مأموریت و چشم انداز شما چیه؟
  • چیجوری افتخار رو در محل کار افزایش میدید؟
  • سیاستای پاداش دهی و آزمایش کارکرد، باعث گسترش و یا مانع انجام کارا به شکل گروهی می شه؟
  • پاداشا رو به شکلی مساوی و مساوی درون سازمان پخش می کنین؟

۷. « کدوم نبود قطعیتای هدفمند، شما رو خیلی نگران کردن؟»

سوال پایانی بررسی می کنه که چیجوری خود رو با تغییرات موافق می کنین. همه ما می دونیم که تغییر پرهیز ناپذیره پس چگونگی مدیریت کردن اون، موفقیت راه حل شما رو تعیین می کنن.

ممکنه به شکلی واقعی راه حل دراز مدت خود رو با گذشت زمان تغییر بدین. اما تا زمانی که اهدافی داشته باشین که به اونا خوب فکر شده باشه و به روشنی بدونین که می خواید چی به دست بیارین، احتمال موفقیت تون بیشتر هستش.

معنای این حرف اینه که به نبود قطعیتا توجه کنین، احتمالات جور واجور رو در نظر بگیرین و این اطلاعات رو با تیم تون به اشتراک بذارین.

همیشه همه چیز رو ساده نگه دارین و به چیزایی که اهمیت بیشتری دارن توجه کنین.

هدف شما باید این باشه که تا جایی که می تونین از افراد جور واجور یاد بگیرین. مثلا مطمئن شید که از افراد سؤالای بسیاری پرسیده اید، به ویژه کسائی که به طور مستقیم به مشتریان خدمات ارائه میدن. سیستمایی بسازین که در اون افراد ایده ها و اطلاعات رو به اشتراک بذارن. افراد رو تشویق کنین که نظر خودشون رو داشته باشن و پیش فرضا رو به رقابت بکشن.

با فرا رسیدن زمان روبرو شدن با نبود قطعیتا، سوالای زیر رو تو ذهن داشته باشین:

  • چی تغییر کرده؟
  • به چه دلیل تغییر کرده؟
  • قصد دارین با اون چیکار کنین؟

این سوالا به شما کمک می کنن تا با تغییر به شکلی مؤثر کنار بیایید، تصمیم بگیرین چیجوری به جلو حرکت کنین و برنامه ریزی راهبردی تون رو روان و برابری پذیر نگه دارین.

۷ سوال سیمون که واسه تهیه راه حل موفق باید بدونین  آموزشی

این سوالا رو هم در نظر داشته باشین:

  • بیشتر از همه نگران چه موضوعاتی هستین؟
  • چیجوری توجه افراد رو روی این موضوعات متمرکز می کنین؟
  • چیجوری افراد درون سازمان رو درگیر می کنین؟
  • چه سؤالاتی می پرسین تا رابطه و به اشتراک گذاری افراد رو بهبود بخشید؟
  • فرهنگ شما چیجوری از یادگیری بالا به پایین و پایین به بالا حمایت می کنه؟
  • واسه تشویق افراد به مباحثه و به رقابت کشیدن وضع موجود چه کاری انجام میدید؟

دسته‌ها: آموزشی